Để thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ an toàn, an ninh cho tòa nhà, mục tiêu cần có rất nhiều nhân viên bảo vệ làm việc theo từng khu vực và theo ca trực. Chính vì thế, việc bàn giao đầy đủ thông tin bằng các mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là điều vô cùng cần thiết. Cùng Bảo vệ Ngày và Đêm tìm hiểu chi tiết về nội dung này trong bài viết ngay sau đây nhé.
Nội dung bài viết
1. Tổng quan về mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ
Để có thể thiết kế và sử dụng mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ chi tiết, chuẩn nhất thì bạn phải nắm được những nội dung chính và ý nghĩa của mẫu sổ bàn giao, cụ thể:
1.1. Các nội dung chính
Sổ bàn giao ca trực bảo vệ là một loại biên bản bằng giấy có ghi lại tất cả thông tin của ca trực trước để bàn giao lại cho ca trực sau. Một số thông tin cần có trong mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ là:
- Tên người bàn giao
- Tên người nhận bàn giao
- Thời gian bàn giao
- Nội dung công việc trong ca trực
- Tài liệu hồ sơ liên quan
- Trang thiết bị, công cụ hỗ trợ, tài sản
- Những nội dung khác nếu có
Lưu ý: Tùy vào tính chất công việc của từng vị trí/mục tiêu mà các mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ có thể thêm hoặc bớt một số nội dung.
1.2. Mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ
Hiện nay có 2 mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ được áp dụng phổ biến tại các mục tiêu như sau:
- Mẫu bàn giao ca trực bảo vệ số 1
Đây là mẫu bàn giao thường dùng cho nhân viên cấp bậc quản lý như đội trưởng đội bảo vệ với nhau. Nội dung chính được đề cập trong biên bản sẽ gồm những công việc tồn đọng từ ca trước cần giải quyết tại ca trực sau và những tài liệu hồ sơ quan trọng cần bàn giao.
- Mẫu bàn giao ca trực bảo vệ số 2
Đây là mẫu biên bản bàn giao thường dùng giữa các nhân viên bảo vệ với nhau. Nội dung chính của mẫu này sẽ là việc bàn giao chi tiết các công cụ, tài sản của ca trực trước cho ca trực sau.
1.3. Ý nghĩa
Việc sử dụng mẫu sổ bàn giao để ghi chép lại các thông tin trong ca trực mang ý nghĩa quan trọng đối với nhân viên bảo vệ, đội trưởng quản lý đội bảo vệ và cả khách hàng. Cụ thể:
- Với nhân viên bảo vệ
- Nắm bắt được thông tin về các vật dụng, thiết bị, vật tư được bàn giao khi hết ca trực.
- Đảm bảo đã bàn giao đầy đủ thiết bị vật tư cho nhân viên ca trực sau và không có thất thoát tài sản.
- Hạn chế những tranh chấp có thể xảy ra liên quan đến quyền và nghĩa vụ của nhân viên bảo vệ.
- Với đội trưởng quản lý đội bảo vệ
-
- Là căn cứ để theo dõi, giám sát có hiệu quả quá trình nhân viên thực hiện nhiệm vụ và bàn giao công việc theo đúng quy định công ty đề ra.
- Giúp đội trưởng nhận biết được tình hình và dễ dàng đưa ra các phương án xử lý điều chỉnh nếu có vấn đề phát sinh tại nơi thực hiện nhiệm vụ.
- Là căn cứ để đội trưởng đảm bảo việc chấm công đầy đủ và đánh giá được đúng năng lực của nhân viên.
- Quản lý, bảo quản tốt, đảm bảo an toàn các tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ của Công ty cũng như của khách hàng.
- Với khách hàng
-
- Giúp khách hàng dễ kiểm soát và nắm bắt thông tin hiệu quả về các công việc của bảo vệ khi cần thiết.
- Khi phát sinh vấn đề trong quá trình làm nhiệm vụ sẽ dễ dàng đối soát thông tin hơn.
- Có căn cứ để đánh giá được tần suất làm việc cũng như mức độ thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên bảo vệ.
2. Quy trình tiếp nhận và bàn giao ca trực bảo vệ chi tiết
2.1. Quy trình thực hiện
Như đã đề cập trên đây, việc bàn giao ca trực giữa các nhân viên bảo vệ là một điều vô cùng quan trọng. Vì vậy, để đảm bảo được mức độ hiệu quả và giúp công việc diễn ra thuận lợi hơn thì quá trình bàn giao ca trực cần thực hiện theo quy trình chi tiết sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị
Trước khi bàn giao ca trực, cả nhân viên bảo vệ giao ca và nhân viên bảo vệ nhận ca bắt buộc phải có mặt đầy đủ tại mục tiêu làm việc theo đúng ca trực của nhân viên đó.
Đồng thời, mỗi vị trí bảo vệ sẽ có trách nhiệm, công việc cụ thể như sau:
- Đối với nhân viên giao ca:
- Kiểm tra toàn bộ tình hình tại khu vực chốt trực.
- Kiểm tra các vật tư, thiết bị, dụng cụ thuộc phạm vi làm việc để bàn giao.
- Nếu trong buổi trực có phát sinh sự kiện gì thì cần liệt kê đầy đủ vào biên bản bàn giao, ghi rõ những nội dung cần lưu ý.
- Dọn vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc trước khi bàn giao.
- Đối với nhân viên nhận ca:
- Đến sớm trước ca làm việc ít nhất 15 phút để nhận bàn giao.
- Đảm bảo tác phong làm việc đúng theo quy định.
- Thực hiện các công việc trong ca trực như quy trình.
- Tuân thủ chặt chẽ quy trình bàn giao ca trực.
Bước 2: Giao nhận ca trực
Hai bên giao – nhận ca tiến hành bàn giao công việc sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ. Theo đó, mỗi bên cần thực hiện nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Đối với nhân viên giao ca:
- Liệt kê đầy đủ về hiện trạng của các loại trang thiết bị, tài sản, khu vực làm việc.
- Ghi rõ các vấn đề đã được giải quyết trong ca làm việc hoặc chưa được giải quyết.
- Ghi rõ các nhiệm vụ đã hoàn thành trong ca làm việc hoặc chưa hoàn thành vào trong sổ bàn giao.
- Ghi rõ những tài liệu, hàng hóa đã nhận trong ca trực nhưng chưa kịp thông báo hoặc giải quyết theo quy định.
- Liệt kê những lưu ý nếu có vấn đề bất thường xảy ra trong ca trực.
- Nêu những yêu cầu mới hoặc thông báo mới từ cấp trên áp dụng cho ca trực.
- Đối với nhân viên nhận ca:
- Kiểm tra tình trạng các trang thiết bị, tài sản được bàn giao và các phương tiện ra vào (nếu có).
- Kiểm tra tình trạng các công việc chưa hoàn thành được bàn giao lại từ ca trực trước.
- Trong trường hợp thông tin được đề cập trong sổ bàn giao chưa chuẩn xác thì cần kiểm tra lại để có sự thống nhất của hai bên.
- Ký xác nhận vào mục người nhận bàn giao trong biên bản bàn giao ca trực bảo vệ.
2.2. Một số lưu ý ghi chép nhật ký ca trực bảo vệ
Khi ghi chép nhật ký trong ca trực bảo vệ, nhân viên – giao nhận ca cần chú ý một số thông tin sau:
- Kiểm tra thông tin về doanh nghiệp nơi mình làm việc phải chính xác.
- Thông tin về thời gian phải ghi chính xác ngày tháng năm để tiện tra cứu dữ liệu khi cần thiết.
- Mọi công việc và tài sản bàn giao kèm mốc thời gian phải được thể hiện rõ trên sổ bàn giao.
- Cần có đủ chữ ký của các bên giao – nhận ca.
- Ghi chép đầy đủ mọi thông tin theo mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ.
Tại công ty Bảo vệ Ngày và Đêm, việc giao nhận ca trực luôn được thực hiện với đầy đủ các mẫu sổ bàn giao ca trực bảo vệ theo đúng quy trình làm việc chuyên nghiệp. Tất cả nhân viên phải thực hiện 100% việc bàn giao và ký xác nhận. Đây cũng là một nhiệm vụ được đào tạo bài bản và thường xuyên kiểm tra trong suốt quá trình làm việc.
Điều này sẽ giúp hạn chế những rủi ro có thể xảy ra và phần nào giúp Bảo vệ Ngày và Đêm trở thành cái tên tin cậy, mang đến sự hài lòng cho khách hàng về dịch vụ.
